Home \ kunst
 

Organiser en hendelse.

 

Oppgaven med å organisere et arrangement kan virke utrolig overveldende. Uten fremsyn og organisasjon kan det være. Vi vil jobbe for å unngå dette - starter med forberedelsene og muligheten til å holde et kjølig hode på dagen for arrangementet.

              

Fremgangsmåte .

    

  Del 1      Plan måneder i forveien  ,

    
     
  1.            1      Definer formålet med arrangementet ditt. Å ha en eller to setninger i hodet ditt, hjelper deg med å styre hendelsen i riktig retning. Planlegger du å lære samfunnet noe? Å overbevise potensielle givere av et samarbeid? Å feire en bestemt person eller gruppe mennesker? Begrens det så mye som mulig. Uansett hva du gjør (lærer noen, overbevis, feire, etc.), hvorfor gjør du det? 
       
    • Vurder det som ditt motto. Din struktur for suksess. Hvis du vet nøyaktig hva du vil gjøre, vil det bli mye lettere!
    •  
           
  2.  
  3.             2      Angi mål. Hva vil du oppnå? Ikke hvor mange folk du vil ha, ikke det faktum at hendelsen faktisk finner sted - hva vil du se som et resultat av denne hendelsen? 5 nye medlemmer for din organisasjon? En donasjon på 1 000 euro? Endret folk? Entusiastiske mennesker? 
       
    • Vurder de 3 viktigste tingene som ideelt sett kommer fra hendelsen og fokus på å få det til å skje. Kanskje det er et økonomisk, et sosialt og et personlig mål. Det avhenger av deg!
    •  
           
  4.  
  5.             3      Organiser frivillige hjelpere. Gode lagmedlemmer med forskjellige evner er et must. De kan hjelpe med alt; Fra og med utarbeidelsen av tid og økonomiske planer, med utforming av invitasjonskort og plakater, med gjestens velkomst og irriterende rydding opp etter arrangementet. Med andre ord kan de hjelpe deg med å få ting gjort. Hvis det er mulig, jobbe med frivillige som du stoler på. 
       
    • Sørg for å holde hele teamet oppdatert med dine planer. Samarbeid kan forenkle jobben din. Hvis du ber dem om hjelp, må du være så spesifikk som mulig og gi informasjon om dine forventninger og engasjement.
    •  
    • Hvis du ikke er i en posisjon der det er mulig å samarbeide med frivillige, setter du sammen et lag! Alt avhenger av hvilken type arrangement du organiserer. Stedet kan kanskje anbefale deg et mannskap, eller du kan bestille dine ansatte gjennom et byrå.
    •  
           
  6.  
  7.             4      Forbered en budsjettplan. Alle mulige utgifter, inntekter, sponsorer og betingede utgifter bør inkluderes. Hvis du ikke har en budsjettplan, vil du ende opp med en mengde regninger, en tom lommebok og ikke ane hva som faktisk skjedde. Vær realistisk fra dag ett, så du forventer ikke noen ubehagelige overraskelser til slutt. 
       
    • Finn måter å holde kostnadene nede. Kan du få frivillige til å jobbe uten lønn? Tenk på billigere arenaer (et hjem?) Husk: En liten, enkel kombinasjon som er letthe er alltid mer imponerende enn en stor fest som viser seg å være en flopp.
    •  
           
  8.  
  9.             5      Beslut om tid og sted. Dette er det "viktigste" aspektet av arrangementet ditt. Hvilken tid og sted vil få folk til å si, "Ja, jeg kommer dit!" "Du vil finne en tid da alle er ledige og et sted som er lett å nå - og du må ha råd til det ! 
       
    • Se på kalenderen til din kirke og tenk på dine gjester. Har du barn som jobber med mange husmødre, er den beste løsningen på dagen og i nabolaget (kanskje til og med med barnepass?). Hvis mulig, gå "der du allerede er".
    •  
    • Visse arenaer må selvfølgelig bestilles. Ta kontakt med stedet så snart som mulig, de kan være travlere enn deg!
    •  
           
  10.  
  11.             6      Tenk på logistikk. Logistikk for alt. Hvordan er parkeringsmulighetene? Hva med uførevennlig? Hva kan du gjøre med størrelsen på arenaen din? Hvilket utstyr vil du trenge? Hvilke ekstra ting (drikkevann for høyttalere, kart, brosjyrer) må du bekymre deg for som koster ekstra? Hvor mange mennesker trenger du, slik at alt virkelig går jevnt? 
       
    • Det er viktig å sette seg med teamet ditt for et øyeblikk og gå gjennom alle aspekter. Er det noen hindring som kan forutsettes og forebygges? Noen spesielle gjester som trenger å bli brydde seg om? Noen unntak som skal planlegges?
    •  
           
  12.  
  13.             7      Tenk på markedsføring og annonsering. Når du er på farten, utarbeide en plakatdesign. Den skal inneholde målrettet dato, tid, sted, æresgjest, navn på arrangementet og et tema eller slagord. Siden det fortsatt er tidlig, kan du ta deg tid med det - men det er tilrådelig å lage en foreløpig versjon nå for å se hvordan alt passer sammen! 
       
    • Tenk også på andre måter å spre budskapet på. E-post? Facebook? Twitter? De to dusin andre hendelsen nettsteder som eksisterer (mer om det senere)? Hva trenger du "før" hendelsen til å lokke folk inn, og hva trenger du "på" arrangementet for å holde dem der?
    •  
           
  14.  
  15.             8      Organiser deg selv. Det er veldig mulig at du føler deg som en kylling som nettopp har blitt avskåret. Ta et dypt pust og åpne Excel. Klargjøre et utkast til hendelsesaktivitetene. Lag noen regneark for å organisere tankene dine. Det kan virke som unødvendig papirarbeid, men om to måneder vil du tappe deg selv på baksiden for denne forberedelsen. 
       
    • Forbered en tidslinje (med tidsfrister) for hver aktivitet. Skriv ned alles navn og hvor de er nødvendig når. På denne måten kan du organisere deg selv og svare på senere spørsmål fra andre.
    •  
                     
  16.  
             

  Del 2      To uker før tidsplan  ,

    
     
  1.             1      Pass på at alt er forberedt. Bekreft dato, sted, (æresgjesten), de ansatte, navnet på arrangementet og slagordet. Er det noe som kan gå galt? Eventuelle siste skift du kan hindre? I dette kritiske øyeblikket bør alt være pent og spikret.       
  2.  
  3.             2      Møt teamet ditt. Få bekreftelse fra team og veileder om budsjett, plan og ting som det. Det er et ideelt øyeblikk for å avklare eventuelle spørsmål. Vet alle hva han må gjøre? Føler alle seg godt i sin rolle eller er det problemer? 
       
    • Avstem med teamet ditt og frivillige til brainstorm og sørg for at det ikke er ubesvarte spørsmål eller problemer. Det er også det perfekte øyeblikk til å skrive en handlingsplan.
    •  
    • Pass på at det ikke er noen spenning i laget. Hold kontakten med alle gruppeledere, medlemmer og frivillige.
    •  
           
  4.  
  5.             3      delegere oppgaver og la koordinere alle aktiviteter hos en erfaren person. Hvis det er en stor begivenhet, har ulike personer koordinere ulike aktiviteter og velg en person som har utsikt over alt. Laglederen bør ha tillit til sine lagkamerater. 
       
    • Det er en god ide å ha en eller to personer til å tilbringe tid og innbydende gjester og fremme arrangementet når alle ankommer og starter arrangementet. De er i utgangspunktet velkomstutvalget, som utstråler positivitet og gir gjestene følelsen av å være i gode hender.
    •  
           
  6.  
  7.             4      Pass på å oppdatere nettsteder relatert til arrangementet. Du er nok på Facebook og Twitter, men det er en rekke andre nettsteder som også kan hjelpe deg med å spre nyheten. Eventbrite, Evite og Meetup er de tre største ved første øyekast. Hvis du aldri har hørt om disse nettstedene, begynner du å forske nå! 
       
    • Selvfølgelig din hjemmeside, blogg, Facebook-side, hvis det er aktuelt. Du kan sende påminnelser, legge inn bilder og holde oversikt over ventende avbestillinger eller avbestillinger. Jo mer aktiv du er, jo bedre folk vil legge merke til deg.
    •  
           
  8.  
  9.             5      Få pengene fra sponsorer og andre kilder til penger. I de neste ukene vil det være mange kostnader, og du vil ikke betale noe ut av din egen lomme. Minst samle inn penger for å dekke de opprinnelige kostnadene - lokalet, utstyret, eller kanskje catering? For noen av disse personene / stedene / tingene må du kanskje betale før hendelsen faktisk går. 
       
    • Pass på at du har et system for kvitteringer, bekreftelser, regninger og generelt papirarbeid. Du må holde alt for senere; Jo mer organisert du er fra begynnelsen, desto bedre. Spesielt hvis bedriften din er veldig nøyaktig.
    •  
           
  10.  
  11.             6      Marker arrangementet. Forbered brosjyrer, publiser annonser, informer media, send e-post, foreta aktive samtaler, send meldinger online til ulike grupper, og se forbi potensielle deltakere og sponsorer. Hvor ellers burde folk vite det? Pass på at informasjonen du oppgir er korrekt og bare etterlater noen få spørsmål ubesvarte. Tross alt, bør de jo være litt nysgjerrige! 
       
    • Tenk på målgruppen din. Hvis du prøver å snakke med eldre mennesker, vil du ikke kaste bort tiden din til å sende Snapchats. Besøk stedene og bruk ressursene målgruppen bruker. Lag informasjonen så lett tilgjengelig som mulig.
    •  
           
  12.  
  13.             7      Få ting som trengs for arrangementet. Disse kan være ting som medaljer, spill, suvenirer, gevinster eller sertifikater. Det er mange små detaljer som det uopplærte øyet ikke vil legge merke til, men du vet nøyaktig hvor hver skrue og krok sitter. Ikke glem bordene, stolene, musikksystemet, skiltene, duker og alle disse store tingene! 
       
    • Det er en annen ting for deg å sitte og tenke. Ikke slutte å tenke før du tenker på 5 ting du har glemt - alt, inkludert penner, førstehjelpsutstyr, batterier, is og skjøteledninger. Du vil være sikker på at du er forberedt på enhver situasjon.
    •  
           
  14.  
  15.             8      Lag ordninger for "alt". Lag ordninger for bilder og videoer. Gjør ordninger for gjestenes transport. Lag ordninger for rengjøring av rengjøringspersonalet. Denne listen kan være uendelig, men du vil aldri få arrangementet ditt organisert. 
       
    • Lag ordninger for mat og drikke. Dette er også en god tid å forberede seg til spesielle tilfeller, for eksempel personer med nedsatt funksjonsevne. Se om noen deltakere er vegetarianer, eller følg et spesielt diett.
    •  
    • Lag ordninger for stoler, bord, bakgrunner, mikrofoner, høyttalere, datamaskiner, LCD-projektorer, podium - alt som må bygges på stedet.
    •  
           
  16.  
  17.             9      Lag en kontaktliste. Du trenger alle relevante telefonnumre, adresser og e-postkontakter til gruppemedlemmene. Lag en lignende liste for VIP og leverandører av varer eller tjenester. Hvis noen er sent eller ikke vises, kan du bruke denne listen. 
       
    • La oss si at cateringtjenesten ikke er i tide. Hva gjør du? Du bringer ut din super hendige papirstav og ringer henne. Åh, de trodde du ville "plukke opp" 100 kg falsk kjøtt? Vel, uansett. Du overleverer notatet Tom, han kløver vanen og kjører til listen som er oppgitt på adressen. Forverret krise. I tillegg vet du nå, aldri igjen å jobbe med dette selskapet eller neste gang for å gjøre enda mer eksplisitt informasjon!
    •  
           
  18.  
  19.             10      Besøk arenaen med dine lagmedlemmer. Ta en titt på alt og vurder parkeringstilbudene, toaletter, salong, dekorasjon, ulike innganger og utganger. Se etter nærliggende steder hvor du kan kopiere, ringe og kjøpe andre ting i en nødsituasjon. I utgangspunktet handler det om å kjenne området som din egen lomme. 
       
    • Snakk med kontaktpersonen også. Du bør være mer kjent med spillestedet slik at alle andre. Er det noe du bør vite om? Tidsbegrensninger? Dører som er låst etter en viss tid? Gud forby, programmerte brannalarmøvelser?
    •  
           
  20.  
             

  Del 3      Oppgaver 24 timer før arrangementet  ,

    
     
  1.             1      Hold deg rolig. Du har den under kontroll. Det er utrolig viktig å holde et kjølig hode og ikke bli gal. Du har forberedt deg i flere måneder! Alt blir bra. Jo roligere du er, desto roligere blir laget ditt, og jo jevnere hendelsen blir. For ikke å nevne at det er over snart! 
       
    • Alvorlig. Du har den under kontroll. Du gjorde alle ordninger, du tenkte på alle slags vanskeligheter - hvis noe går galt, vet du hvordan du skal løse det. Husk, ingen vil klandre deg. En uhøflig gjest, dårlig mat - folk vet at du ikke kan kontrollere alt. Så slapp av. Alt blir bra.
    •  
           
  2.  
  3.             2      Gå gjennom med teamet ditt for siste gang. Pass på at du har fortalt alle hvordan du kommer til arenaen og hvilken tid du forventer dem der. Det siste du trenger er at de kaller deg alle fordi de bare ikke finner bakdøren. 
       
    • Selv om ingen kommer frem til å spørre noe, prøv å dømme deres oppførsel. Ser alle ut til å være kjent med hans plikter? Får du godt med hverandre? Hvis ikke, snakk med dem og prøv å løse situasjonen. Kanskje det er noen som kan passe bedre i en annen avdeling, eller jobbe med andre mennesker.
    •  
           
  4.  
  5.             3      Gå gjennom alle invitasjoner og tilbakemeldinger. Lag en tally. For de fleste hendelser samsvarer antall løfter på slutten ikke med de faktiske gjestene. Du kunne ha mottatt 50 løfter og deretter stå med 5 "eller" 500 personer. Så selv om du vet det planlagte antall gjester, vær forberedt på å håndtere de to ytterpunktene! 
       
    • Påminn VIPs av arrangementet. Du ville bli overrasket over å vite hvor mange folk skal si, "Oh yeah, stiII. Det var i morgen, var det ikke? "Dette kan unngås med en enkel samtale eller melding.
    •  
           
  6.  
  7.             4      Gå til spillestedet og se om alt er klart. Er rommet rent og tilgjengelig? Har alt elektronisk utstyr blitt satt opp og virker det som å virke? Kan du lade opp en hvilken som helst enhet hvis nødvendig? Ser personalet godt forberedt ut? 
       
    • Pass på at du har nok ansatte til arrangementet. Selvfølgelig er det alltid bedre å ha flere mennesker tilgjengelig enn absolutt nødvendig. Kanskje du trenger noen til å raskt bosette seg, bosette seg på en gjest, eller avgjøre et spørsmål du ikke hadde forventet. Eller, hvem vet, for å få deg en kaffe.
    •  
           
  8.  
  9.             5      Forbered Velkomstpakker. Dette kan være en flaske vann, en frokostblanding, en notisblokk, en penn, et hefte eller annen form for informasjon. Det er også en god ide å ta med små suvenirer. Denne hyggelige oppmerksomheten vil vise folk at det er et godt gjennomtenkt og organisert arrangement. I tillegg føler de seg verdsatt! 
       
    • Denne oppmerksomheten kan være for dine gjester, mannskapet ditt eller begge deler! Hvem liker ikke en gratis granola bar eller en penn?
    •  
           
  10.  
  11.             6      Lag en løpskupong. Dette er en liste over all nødvendig informasjon, sortert etter tid og / eller rom. Forbered en minutt for minutt for de viktige aktivitetene. Du kan selv bestemme formatet. Bare prøv å holde mengden informasjon til et minimum slik at det er klart. 
       
    • Hvis du er veldig motivert og veldig hardt arbeidende, kan det hende du finner det nyttig å lage forskjellige "stiler" for å kjøre pads. Høyttalere kan ha en liste over andre høyttalere, inkludert når og hvor de oppstår. Ditt mannskap kan bare ha en liste over utstyr, tidspunkter og opprydningsplanen. Hvis du har tid, kan det være en nyttig ting.
    •  
           
  12.  
  13.             7      Lag en sjekkliste over ting å ta til spillestedet. Tenk deg hvor forferdelig det ville være når du ankommer, alt og "alle" er der, og du skjønner at det eneste du mangler er de 120.000 koppene du glemte hjemme. Også synd. Nå har du nettopp ødelagt alt. Så lage en sjekkliste, sjekk den to ganger og ta alt med deg, som må tas! 
       
    • Hvis ting er spredt i et dusin steder, tilordner hver person en bestemt oppgave. Så du kan unngå å løpe i 8 timer på dagen for arrangementet for å samle alt sammen og bli gal. Fordeling av arbeidet gjør enklere hender... eller hva ordtaket var.
    •  
           
  14.  
             

  Del 4      Ha dagen under kontroll  ,

    
     
  1.             1      Ankomm tidlig på arenaen med teamet ditt og frivillige. Pass på at alle er der, og de elektroniske enhetene fungerer som de skal. Eventuelle spørsmål i siste øyeblikk? Gi en kort motiverende tale og så pause! Du har den under kontroll. Du er så forberedt. 
       
    • Sørg for at organisasjonsteamet har et merke eller lignende som er lett gjenkjennelig for gjester når det trengs. Noen ganger er Khaki T-skjorter bare ikke nok.
    •  
           
  2.  
  3.             2      Sett alt opp. Innvendig og utvendig. Trenger du ballonger på postkassen? En booth poster i hjørnet? Hva med dørene og korridorene? Hvis dine gjester må gå gjennom en labyrint, må du ikke hoppe over skiltene. 
       
    • Velkomstskilt og annen informasjon foran bygningen vil være spesielt nyttig. Du vil at folk skal kunne se fra gaten at de har landet på riktig sted. Uten tvil!
    •  
    • Sett opp en mottak og registreringsdisk. Når folk kommer inn i døren, bør de umiddelbart se hva de må gjøre. Ellers løper de usikkert gjennom området og føler seg ubehagelig. Husker du velkommenkomiteen vi snakket om? Få noen til å stå ved døren for å hilse på dem og svare på spørsmål.
    •  
    • Sett litt musikk på! Det kan skremme bort enhver følelse av klosset som ellers måtte oppstå.
    •  
           
  4.  
  5.             3      Pass på at viktige folk vet hva som skjer. Hvis en høyttaler er forsinket, må det være en stoppende taktikk. Hvis folk spiser lengre enn planlagt, må høyttalere bli informert om forsinkelsen. Det skjer svært sjelden at hendelsene går helt etter planen - så mens du avviger fra planen, må du sørge for at alle relevante personer vet.       
  6.  
  7.             4      Ta bilder. Kanskje du vil ha en påminnelse for deg selv. Å se på noen som går rundt med kamera kan få folk til å bli begeistret. Legg merke til sponsorens bannere, banneret ditt, inngangspartiet, resepsjonen og så videre. Kanskje du kan bruke den til neste år! 
       
    • Hvis det er mulig, ansett en venn eller profesjonell fotograf for å fullføre denne oppgaven. Du har allerede nok å gjøre! Du må smake og skjemme bort gjestene, så la noen andre gjøre fotografiet.
    •  
           
  8.  
  9.             5      Gi dem noe. Du har kanskje lagt igjen en tanke i dine gjesters sinn og vil at de skal ta noe hjem med dem - det er noe de kan tenke på, hva de kan se på, eller hvordan de kan handle. Så lag en liten brikke eller noe lignende som hver gjest kan ta med hjem etter arrangementet. 
       
    • En del av det kan være et forum for tilbakemelding. Tilbyr dem måter å hente emnet på, gi mening og gi forslag til forbedringer og ideer til neste arrangement. For ikke å nevne, muligheter til å ta med deg selv!
    •  
           
  10.  
  11.             6      Rengjør stedet. Se på elmåleren, fjern bannerne, tabellene, etc. Du vil forlate stedet så pent som du fant det - spesielt hvis du betalte for det og ønsker å bestille det igjen en gang. Det kan være at de ellers vil belaste deg gebyrer som kunne vært unngått. Fordel de ulike oppgavene slik at alt går av scenen så raskt og smertefritt som mulig. 
       
    • Kontroller at ingen verdifulle varer har blitt etterlatt, og i så fall, opprett ditt eget tapte eiendomskontor.
    •  
    • Informer den lokale ansvarlige hvis du har skadet noe. Det er bedre å være åpen og ærlig.
    •  
    • Ta vare på søppel så mye som mulig, vedlikeholdsteamet skal ta vare på resten.
    •  
           
  12.  
  13.             7      Ta vare på alle plikter etter arrangementet. Avhengig av arrangementet, kan dette ikke være noe opp til en lang liste med takknemmelser og kvitteringer. Her er noen ideer til begynnelsen: 
       
    • Takk alle gruppemedlemmene, spesielt sponsorene og frivillige. Uten henne kunne du ikke ha gjort det!
    •  
    • Ta vare på utestående regninger og fullfør den økonomiske delen. Du bør ta vare på det så snart som mulig.
    •  
    • Kast en takkfest for alle hjelperne. Du vil at laget ditt og dine givere skal føle seg verdsatt og føler at de har jobbet for en god sak.
    •  
    • Fordel noen suvenirer eller andre publikasjoner.
    •  
    • Lever de relevante kvittene til sponsorer og andre tredjeparter.
    •  
    • Publiser bildene på arrangementets hjemmeside.
    •  
           
  14.  
  15.             8      Hold et tilbakemelding møte etter hendelsen. Når alt er blitt sagt og gjort, hva vil du gjøre neste gang? Hva virket og hva fungerte ikke? Vil du noen gang organisere et arrangement av denne typen igjen? Hva lærte du? 
       
    • Hvis du mottar tilbakemelding, diskuter du det. Hvis du ikke har hørt fra dine gjester, spør du besetningen! Hvordan likte du det? Hadde de i det minste hatt det gøy? Det var gratis granola baren og pennene, ikke sant?
    •  
           
  16.  
             

Tips .

                  

Advarsler .

      

                Les mer... (5)      
Kunst populær:
Blåser bobler.

Til tross for motviljen mot å lese en bok.

Rengjør en harmonika.

Bli en kjent sanger.

Synkroniser et Wii Fit Balance Board.

Bli med på stemmen.

Spille på klarinet.

Bli med i et band.

Lær å spille gitar.

Lag en Mix Tape eller en CD.

Tame en drage laget lett kostyme.

Skriv en personlig biografi.

Oppmuntre vennene dine til å lese.

Få gode ideer til en sang.

Få Spotify Premium.

Bollywood skuespillerinne.

Selg gamle poster.

Skriv en litterær gjennomgang.

Skriv en personlig biografi.

Gjør en gitar.

Spiller harmonikken.